שקיפות מלאה
התשובות הישירות לכל השאלות המורכבות
על ניהול ויעול הרכש בארגון שלכם
אנחנו יודעים שניהול רכש הוא לא עוד משימה בארגון. זהו עורק מרכזי שדרכו זורם הכסף שלכם החוצה. לכן, טבעי לחלוטין שיש לכם שאלות, חששות או תהיות לגבי המשמעות של הכנסת גורם חיצוני לבדיקת המערך שלכם.
החלטנו לרכז כאן את השאלות המורכבות ביותר שאנחנו שומעים ממנהלים בשטח, ולענות עליהן בגובה העיניים.
יש לנו כבר מנהל רכש פנימי (או קניין קבוע) בארגון. האם אתם באים להחליף אותו או להוכיח שהוא לא עושה עבודה טובה?
ממש לא. מנהל רכש פנימי טוב הוא נכס יקר לארגון, והמטרה שלנו היא לחזק אותו, לא להחליף אותו או לפגוע במעמדו.
במציאות הארגונית, מנהל רכש פנימי מוצף מהבוקר עד הערב במשימות שוטפות, דרישות דחופות של מחלקות, בעיות אספקה וכיבוי שריפות יומיומיות. אין לו את הפניות הפיזית, את הזמן או את הכלים המתודיים להרים את הראש, לבצע בדיקות שוק רוחביות עמוקות, לנהל עשרה מכרזים במקביל או לבנות אסטרטגיות בקרה ארוכות טווח.
אנחנו מגיעים ככוח עזר אסטרטגי. אנחנו מביאים איתנו מתודולוגיות מתקדמות שפותחו במשך 25 שנה, מערכות בקרה מובנות וכוח אדם מיומן שיכול לגבות אותו בפרויקטים מורכבים או במכרזים גדולים. אנחנו הופכים את מנהל הרכש שלכם להרבה יותר יעיל ומספקים לו את הכלים להביא תוצאות חסרות תקדים להנהלה.
איך חברה חיצונית יכולה להבין ברכש הספציפי של הארגון שלנו? הרי אנחנו בתחום ייחודי (תעשייה, הייטק, פיננסים, רפואה).
זוהי אחת התפיסות השגויות הנפוצות ביותר. מנהלים נוטים לחשוב שהרכש שלהם שונה לחלוטין בגלל הליבה המקצועית של העסק. נכון, חומרי הגלם או הטכנולוגיות משתנים, אבל מתודולוגיית רכש, ניהול משא ומתן, מעקב חוזים, בקרת חשבוניות וניהול סיכונים ספקים — הם זהים לחלוטין בכל הענפים.
במהלך 17 השנים האחרונות עבדנו עם קשת רחבה של מגזרים: מתעשייה כבדה, דרך גופים פיננסיים (בנק לאומי), חברות אנרגיה בינלאומיות (שברון), חברות טכנולוגיה ותפעול (סימנס) ועד עמותות וארגוני ענק (ההסתדרות הכללית).
אנחנו לא צריכים להיות המהנדסים שמפתחים את המוצר שלכם. אנחנו המומחים שיודעים לוודא שחוזה השירות מול ספק ההובלות לא מתחדש אוטומטית עם הצמדה מופקעת, שספק השמירה והניקיון עומד בכל החובות הביטוחיות והערבויות, ושאתם לא משלמים תעריפים כפולים לשני ספקים שונים שנותנים שירותים דומים למחלקות שונות בארגון שלכם. אנחנו מביאים את שיטת העבודה, ואתם מביאים את הידע על הליבה שלכם. השילוב הזה הוא שמייצר את החיסכון.
מאיפה מגיעה ההתחייבות שלכם לפוטנציאל שיפור של 10% לפחות? האם זה ריאלי בכל ארגון?
ההתחייבות הזו מבוססת על עובדות מהשטח ועל הניסיון המצטבר שלנו. ב-17 שנות פעילות כחברה מייעצת ומבצעת, עוד לא פגשנו ארגון אחד שבדקנו ולא מצאנו בו פוטנציאל שיפור משמעותי. הנתונים הממוצעים שלנו מראים על חיסכון ראשוני של בין 15% ל-17% מהיקף הרכש שנבדק.
באירגונים שבהם אין יחידת בקרת רכש ייעודית, נוצרת "דליפה שקטה" באופן טבעי:
* ספקים מעלים מחירים באחוז או שניים בכל שנה בלי שאף אחד בודק.
* חשבוניות משולמות פעמיים בגלל חוסר תיאום בין מחלקת הכספים למחלקת התפעול.
* חוזים ישנים נשארים בתוקף למרות שמחירי השוק של אותם שירותים ירדו באופן דרמטי.
* בקשות רכש פשוטות עוברות שרשרת אישורים מסורבלת שלוקחת שבועיים ומבזבזת שעות עבודה יקרות של מנהלים בכירים.
כשאנחנו מכניסים את מערך הבקרה והניהול של RFP, כל הבדיקות האלו נחשפות ומטופלות. לכן ההתחייבות הזו היא לא גימיק שיווקי — היא תוצאה של שיטת עבודה מוכחת.
כמה זמן ומשאבים התהליך הזה הולך לדרוש מההנהלה או מהצוות שלי? אנחנו גם ככה בעומס מטורף.
התפקיד המרכזי של RFP הוא להוריד עבודה מהכתפיים שלכם, לא לייצר לכם משימות חדשות. אנחנו יודעים כמה הזמן של מנכ"ל או סמנכ"ל כספים הוא יקר.
פגישת האבחון הראשונית דורשת מכם שעה אחת בלבד של שיחה ממוקדת. אם לאחר מכן נחליט להתקדם יחד לפרויקט או לליווי שוטף, חטיבת מיקור החוץ וחטיבת הייעוץ שלנו יודעות לעבוד בצורה עצמאית כמעט לחלוטין. אנחנו אוספים את הנתונים, שולפים את החוזים, מנתחים את תנועות המלאי והחשבוניות, ומנהלים את המשא ומתן מול הספקים בצורה ישירה.
הצוות שלכם ירגיש הקלה בעומס העבודה השוטף, ואתם כהנהלה תקבלו מאיתנו דוחות תמציתיים, שקופים ומדויקים בנקודות ההחלטה המרכזיות, כדי שתוכלו לקבל החלטות מבוססות נתונים בשלוש דקות, במקום לבזבז ימים על בדיקות.
מה קורה אם אנחנו צריכים פתרון קבוע, אבל לא רוצים להתחייב להעסקת עובדים פנימיים חדשים?
זהו בדיוק היתרון הגדול של חטיבת מיקור החוץ (Outsourcing) שלנו. גיוס מנהל רכש פנימי בכיר הוא תהליך יקר, ארוך ומלווה בסיכון חברתי ותפעולי (עלויות שכר גבוהות, הפרשות, תנאים סוציאליים, והתחייבות ארוכת טווח).
RFP מציעה פתרון גמיש לחלוטין: אנחנו יכולים להציב אנשי מקצוע מנוסים שלנו אצלכם במשרדים או לנהל את המערך מרחוק. אתם משלמים ריטיינר חודשי קבוע וברור, ומקבלים בתמורה לא רק אדם בודד, אלא גב מקצועי של חברה שלמה עם מתודולוגיות, נהלים, גיבוי בעת מחלה או חופשה, ויכולת להוציא לפועל עשרות מכרזים במקביל ובמהירות שיא. אתם נהנים מגמישות תפעולית מלאה — מגדילים או מצמצמים את היקף השירות בהתאם לצרכים האמיתיים של הארגון בכל רגע נתון.
